À vocation de formation et cohésion des équipes, l’inventaire 2017 a une fois de plus été un succès.

En mars 2016, le distributeur Groupe E mandate Spontis pour requalifier ses équipements de protection individuelle (EPI). Le but : les rendre plus adaptés aux exigences des métiers et améliorer leur chaîne globale de gestion.

L’EPI protège ses usagers contre les risques liés à leurs métiers. Il est porté par tous les collaborateurs de Spontis et par ses partenaires (Groupe E, BKW, Romande Energie et les SIL). Les électriciens réseau et les collaborateurs usine le portent quotidiennement. Cet équipement doit répondre à deux enjeux majeurs : le respect des normes de sécurité et l’ergonomie nécessaire à l’accompagnement du collaborateur dans la réalisation de son activité.

Une équipe mixte Spontis-Groupe E s’est mise en place afin de rebondir rapidement entre les propositions techniques, d’achats, de logistique et de flux, et les besoins effectifs du client. L’échange s’est d’abord établi au sujet de la sécurité pour assurer le respect des normes électriques et des normes de chantier comme la haute visibilité et la résistance à l’arc électrique. Dans un second temps, les conditions de terrain ont été prises en compte afin de répondre aux besoins matériels des collaborateurs en fonction de leurs différents métiers.

La phase de pré-étude a mis en évidence les sources de disfonctionnement de la précédente chaîne de gestion. Les pertes d’EPI, les redondances d’équipements pour un collaborateur étaient principalement dues à la multiplicité des contrats et des prestataires. L’idée a alors été de rationaliser les fournisseurs en se positionnant sur un choix d’assortiment réseau, un choix d’assortiment usine et un choix de flux. Après l’étude des variantes possibles, Spontis a opté pour une solution complète dans une optique de centralisation. Le nouveau prestataire CWS Boco SA fournit les deux assortiments, le service de blanchisserie et la gestion du service leasing permettant de louer les équipements et de les trouver remplacés en cas de dégradation. Les différents modèles de chaussures sont fournis par TMD. Par ailleurs, les processus internes ont été clarifiés : une procédure a notamment été définie afin que chaque nouveau collaborateur puisse essayer son équipement dans le showroom au sein des locaux Spontis avant le premier jour effectif de son contrat. 

Pour valider les nouveaux équipements, deux aspects plus humains du projet restaient encore à réaliser : l’introduction progressive du changement et l’implication des collaborateurs dans le choix de la nouveauté. « Le vêtement est toujours un sujet sensible : il est symbolique et émotionnel. Ceux qui le porte quotidiennement y sont attachés », rapporte Adeline Feriaux, chef de projet technique chez Spontis et missionnée pour la requalification des EPI. Les électriciens réseau passent notamment d’un assortiment jaune à un assortiment orange afin d’être conformes aux normes définies par les CFF. Ce genre de modification ne se fait pas sans explication. Il faut l’introduire et communiquer ses raisons aux collaborateurs. On évite les mises en place brutales qui pourrait générer de la réfraction. Quant à l’approbation du choix, satisfaire la majorité n’est pas chose évidente. Si l’on ne s’intéresse qu’aux normes, tout le monde a les mêmes besoins. Dès que l’on fait intervenir le confort et l’esthétique, les avis divergent. « C’est difficile de mettre tout le monde d’accord. Certains sont plus à l’aise en t-shirt, d’autres en chemise », explique Adeline Feriaux. Selon elle, la clé est d’impliquer les collaborateurs, les faire participer et leur demander leur avis. Les vêtements ont été testés et validés par les futurs usagers qui ont pu émettre des suggestions avant le lancement.

Broc et Riaz ont été les premiers sites équipés. Aujourd’hui, la moitié des collaborateurs usines de Groupes E portent les nouveaux EPI et les retours sont déjà positifs. Les assortiments sont plus modernes, ergonomiques et confortables ; des genouillères ont par exemple été ajoutées aux pantalons. Ce projet a également été l’occasion pour Spontis de changer sa propre ligne de vêtements. L’entreprise a adopté les mêmes modèles que Groupe E, aux couleurs de l’entreprise.

Lorsque Christophe Pot arrive à la direction de Spontis, l’inventaire est encore perçu comme un acte obligatoire, légal, fastidieux, et réalisé par les logisticiens. Il émet alors un souhait : transformer un travail pénible en événement convivial auquel participeraient aussi, et avec entrain, les collaborateurs du bureau. En 2014, la moitié des collaborateurs s’est prêtée à l’exercice, aujourd’hui la totalité des membres a été convertie. « C’est un événement attendu, un incontournable avant Noël ! » se réjouit le directeur. 

L’inventaire est un projet. En amont du travail de comptage, Livia Schopfer, responsable du département logistique, prépare l’opération. Chaque année, on réduit un peu plus les sources de perte d’efficacité. Les produits de petite taille par exemple, tels que les vis ou les clous, sont comptés une fois puis rangés par paquets fermés et référencés avec leur quantité contenue. Cette solution très simple sauve un temps et des efforts considérables pour l’année suivante. Cela participe au processus d’optimisation.

La vocation première de l’événement, et la raison pour laquelle Spontis a choisi de conserver les inventaires annuels face aux tournants, est la concentration en quelques jours de fortes interactions humaines. La direction se charge de constituer des binômes de travail : un collaborateur du magasin avec un collaborateur du bureau. Les duos ne sont pas formés au hasard. On associe deux personnes qui s’entendent très bien pour générer une bonne ambiance ou deux personnes qui se connaissent peu pour améliorer la cohésion du groupe. À 9 heures, la pause matinale rassemble les participants autour d’une immense tresse boulangère à découper en tartines. Vêtus uniformément de bleu, les collaborateurs qui portent tous les vêtements Spontis pour l’occasion partagent un petit-déjeuner avant de se remettre au travail.

La seconde vocation de l’inventaire est la formation réciproque entre les collaborateurs du bureau et ceux du stock. On apprend beaucoup en regardant et en touchant le matériel que l’on gère depuis son ordinateur au quotidien. « En manipulant, on pèse, on déplace, on comprend » précise Christophe Pot. Cette volonté d’être proche des produits s’illustre aussi par les immenses baies vitrées des nouveaux locaux de Spontis à travers lesquelles les membres du bureau voient constamment l’entrepôt. Les stocks sont visibles, les arrivées de camions sont connues, les mobilités du matériel distribué sont comprises. Quant aux magasiniers, ils enrichissent leurs connaissances des produits qu’ils manipulent chaque jour en posant des questions au binôme référent technique. En décembre dernier, Adeline Feriaux chef de projet technique et Roland Curty employé logistique, répondaient aux interrogations de l’équipe sur l’état et la fonction des différents articles.