Après 10 ans d’activité en marchés publics et plus de 20 contrats renouvelés, Spontis fait le point sur ses évolutions.

L’entreprise compte parmi ses missions la standardisation du matériel électrique des énergéticiens suisses auxquels elle appartient. Elle désigne également leurs fournisseurs via des procédures d’appel d’offres publics adaptés. De fait, Spontis délivre à ses partenaires des produits communs répondant aux besoins de chacun. « En prenant en compte toutes les attentes des clients, le plus petit dénominateur commun d’un produit est à forte valeur ajoutée » indique Roger Gumy, acheteur stratégique chez Spontis. La mise en commun des besoins, lors d’une telle démarche est conséquente pour les gestionnaires de réseaux et de distribution électrique : ils obtiennent aux meilleurs prix du matériel répondant à leurs exigences particulières.

Le statut semi-étatique de ses financeurs (BKW, Groupe E, Romande Energie, SIL) soumet Spontis aux marchés publics. Tout achat dont le budget annuel s’élève à plus de CHF 250’000.00 implique une procédure ouverte nationale, et internationale pour les budgets supérieurs à CHF 700’000.00. Les entreprises des pays ayant signé l’accord général (GATT) de l’Organisation Mondiale du Commerce peuvent répondre à l’appel d’offres et déposer leurs dossiers. Les achats en-dessous des seuils indiqués ci-dessus font l’objet d’une procédure de gré à gré pour les investissements jusqu’à CHF 100’000.00, et d’une procédure sur invitation pour les investissements jusqu’à CHF 250’000.00.

Les marchés publics sont gérés comme des projets. Plusieurs entités collaborent ensemble selon un calendrier précis. En interne, la Technique, les Achats et la Logistique sont sollicités. La validation des décisions fait intervenir le Comité de Partenariat constitué par des membres des sociétés partenaires. La première étape, en amont de la publication du marché, consiste à établir les cahiers des charges technique, logistique et commercial. Un chef de projet standardisation travaille en collaboration avec un représentant de chaque client/actionnaire pour assurer la meilleure cohérence entre le produit et le besoin. Les acheteurs stratégiques explorent le marché, ils restent à l’affût des nouveautés des fournisseurs et en informent le département Technique. S’attardant d’avantage sur le total cost of ownership (TCO – Coût global de possession) d’une marchandise que sur son coût d’achat, ils garantissent des produits de qualité générant, pour les uns un minimum de pertes énergétiques, pour d’autres des temps de montage, d’installation, d’intégration, d’exploitation, de maintenance, de fin de vie minimum, etc . Par exemple, augmenter le diamètre des enroulements de cuivre ou d’aluminium d’un transformateur augmente son prix. Cependant, avec des pertes énergétiques moindres, son TCO sur 30 ans sera nettement plus bas. Enfin, les logisticiens analysent les exigences des clients en termes de quantité et de délais de livraison.

Une fois la stratégie du marché validée par le Comité de Partenariat, le dossier d’appel d’offres est publié via le système d’information pour les marchés publics (SIMAP). Après un minimum de 40 jours, les offres sont adressées à Spontis. Un premier examen confronte les critères d’aptitude qui détermineront la recevabilité de l’offre déposée. À la suite, les offres recevables sont comparées par rapport aux critères d’adjudication déterminés dans l’appel d’offres, qui permettra un classement desdites offres. En jeu : le budget, les évaluations techniques, logistiques, mais aussi sociales et environnementales. Ces analyses aboutissent à un classement et au choix d’un soumissionnaire.

Dans le cas où un nouveau fournisseur devait se voir attribuer le marché, Spontis organise, avant adjudication, un audit d’entreprise, afin de s’assurer que le produit offert réponde en tous points à l’appel d’offres, ainsi que la faisabilité en termes de capacité de production, de logistique, de délais de livraison, de cash flow, etc. soit garantie. Si un fournisseur connu remporte le marché, une audition dans les murs de Spontis a lieu afin de s’assurer que tous les points énumérés dans le dossier d’appel d’offres soient maîtrisés.

L’étape suivante consiste en l’établissement d’un rapport d’adjudication qui déroule l’entier des opérations d’adjudication, audit ou audition comprise. Ce rapport sera soumis pour validation au Comité de Partenariat.  Après validation, les soumissionnaires sont tous informés de la décision d’adjudication, dernière étape avant la signature du contrat. La nouvelle collaboration entre le fournisseur et Spontis est lancée et accompagnée d‘un suivi régulier afin de toujours livrer les partenaires avec le juste matériel et dans les délais spécifiés par le contrat.

Le processus de marché public est long et particulièrement régulé. L’intérêt général des marchandises en jeu ne peut laisser place à l’approximation. La moindre imprécision législative, le moindre oubli dans les cahiers des charges de l’appel d’offres peut mener à de fastidieux recours. Ces derniers retardent les chantiers et engendrent des coûts imprévus importants. Des compétences accrues dans ce domaine se sont révélées indispensables pour Spontis. En 2017, Drew Gamage, chef de projet supply chain est mandaté pour mettre au point une « Méthode Marchés Publics » au sein de l’entreprise. La définition de quatre jalons structure le processus :

  • La pré-étude
  • L’étude
  • La réalisation
  • L’implémentation

En s’appuyant sur la base juridique du canton de Vaud, une check-list a été définie pour n’omettre aucune étape législative. L’information synthétisée est à disposition de tous les collaborateurs de Spontis impliqués dans le marché public. Afin de guider les équipes, un document template interne sera disponible fin février. L’idée est de donner une structure visuelle à un processus pour lequel l’expertise de Spontis ne cesse de se confirmer.